Вопрос: Какой способ уничтожения архивных документов можно считать наиболее эффективным?

Ответ: В данном случае, всё зависит от нескольких факторов: масса, секретность, финансовые возможности клиента. Так, при секретности 3-го уровня, и общей массе архивных документов до 1-й тонны, наиболее приемлемым и доступным вариантом будет шредирование, при помощи мобильного или стационарного шредера. В случае скопления больших архивов, а также при необходимости уничтожение цифровых носителей информации, рекомендуется прибегать к сжиганию в высокотемпературных печах.

Вопрос: Насколько велик вред химического уничтожения архивов? Как к этому способу относятся экологические службы и служба охраны труда?

Ответ: Химическое уничтожение архивных документов – контролируемый производственный процесс. При соблюдении всех норм, его влияние на экологию сводится к минимуму. Что касается защиты технологического персонала. Все работы производятся с обязательным применением СИЗ, и в строгом соответствии с технологическими картами и ПОР. Дабы исключить возникновение аварийных ситуаций и предотвратить производственный травматизм, проводятся периодическая проверка знаний и аттестация рабочих процессов.

Вопрос: Утилизация архивных документов на специальном полигоне – есть ли в этом смысл, и не проще ли отправить данные бумаги на повторную переработку?

Ответ: В принципе, это наиболее приемлемый, с точки зрения экологии, вариант. После предварительного измельчения и переработки, вся бумажная продукция перерабатывается в биогумус и может быть использована в качестве органических удобрений. Что до повторного использования. В законе, регламентирующем порядок хранения и утилизации архивных документов, чётко определёно, что архивная документация не может использоваться повторно и должна быть безвозвратно уничтожена.

Вопрос: Стоит ли прибегать к услуге конфиденциального уничтожения документов, на предприятиях с небольшим штатом сотрудников?

Ответ: Всё зависит от Вашего желания. В данном случае, конфиденциальное уничтожение документов предлагается, как наиболее эффективный инструмент для предотвращения утечки информации. Будучи уверенными в том, что Ваши конкуренты не узнают о готовящейся презентации, или не «уведут» солидного клиента, Вы сможете немного расслабиться, и уделите внимание разработке и реализации. Зачем отвлекаться на решение проблемы, если можно исключить её в самом начале?

Вопрос: Так ли страшны санкции за нарушение архивного законодательства, как их «малюют»?

Ответ: Не хотелось бы накалять обстановку, но ответ на данный вопрос, можно прочитать в одной из наших статей. Начиная с 40-х годов ХХ века, введён в действие, и действует до сих пор, закон об уголовной ответственности за серьёзные нарушения в сфере хранения архивной документации. Ввиду достаточно размытых формулировок, его положения могут трактоваться двояко, что может стать причиной серьёзных решений, вплоть до ограничения свободы. Посему, настоятельно рекомендуем придерживаться требований закона, поскольку ни сегодня, ни в обозримом будущем, не планируется «послабления режима», напротив, появляются новые проекты, ориентированные на обеспечение контроля над электронным документооборотом.

Вопрос: Какие документы необходимо предоставить в контролирующие органы, по результатам утилизации архивных документов?

Ответ: Дабы исключить возникновение любых вопросов, необходимо иметь два основных документа: «Решение комиссии по утилизации архивных документов с истекшим сроком хранения» (составляется на предприятии Заказчика) и «Акт об уничтожении архивной документации» (предоставляется исполнителем работ). В случае необходимости можно заручиться и транспортными накладными, и Актом приёма-передачи, и даже налоговой накладной и чеком на оплату. В любом случае «лишняя бумажка» инспектору «в радость». Проявляя педантичность в данном вопросе, Вы сможете избежать проблем и настоите контролирующие органы положительно по отношению к собственной персоне.

Вопрос: Какие гарантии предоставляет исполнитель работ, по части организации безопасной утилизации и транспортировки архивных документов?

Ответ: В случае работы с документами повышенной секретности, со стороны исполнителя обеспечивается эффективная защита интеллектуальной и информационной собственности Заказчика. В частности, организовывается охраняемая транспортировка и уничтожение документов в закрытом помещении, в присутствии контролирующих лиц заинтересованной стороны. Таким образом, обеспечивается двойная степень секретности, что гарантирует 100% сохранность конфиденциальной информации.