сроки хранения документов

Важно! В соответствии с приказом Министерства культуры России, начиная с 25.08.2010, вступают в действие новые нормы по срокам хранения архивных документов.

Руководствуясь положениями Федерального закона «О бухгалтерском учёте» (№ 129-ФЗ) – в обязанности структурных подразделений и организаций, входит хранение документов строгой отчётности, а именно:

-первичная учётная документация;

-регистры бухучёта;

-бухгалтерская отчётность.

Для всех типов документации, регламентируются собственные нормы хранения, в соответствии с правилами об организации государственных архивных дел. Требования к хранению, утилизации или вторичной переработке архивной документации можно отслеживать в специальном Перечне типовой документации, чем собственно и занимается бухгалтер. Кроме этого, необходимо вести постоянный учёт и последующую регистрацию всех операций, что образует дополнительные документы, скапливающиеся в отдельные папки. То есть, контролируя один архив, мы неизбежно создаём второй, который тоже нужно где-то хранить. Иными словами – замкнутый круг. Таким образом, практически каждое второе предприятие становится заложником бесконечного «круговорота документов в природе». Как избавиться от старых архивов? Сколь долго хранить те или иные документы? Куда девать бумаги, по истечении срока их действия? На эти, а также другие важные вопросы, мы ответим прямо сейчас. .

Требования к хранению документов строгой отчётности

В соответствии с нормами законодательства, все архивные документы должны храниться в составе соответствующих дел, которые утверждены номенклатурой. Для этих целей используются специально отведённые помещения (архивы).

Требования к архивным помещениям регламентируются положениями действующего законодательства. В частности, правильно оборудованный архив должен иметь запирающиеся шкафы или ящики, способные обеспечить 100% сохранность документов. Хранение архивной документации «открытым способом» категорически запрещено и влечёт за собой административные взыскания в виде штрафов. Что касается самого хранения:

-дабы обеспечить свободный и удобный поиск интересующих документов, на дверцах шкафов, обязательно изнутри, должен находиться список дел;

-на самих делах, прикрепляются соответствующие обозначения, что облегчает их поиск в общей папке;

-на внутренней стороне лицевого листа каждой папки помещается список, перечисляющий содержащиеся в ней документы;

-шкафы или ящики, в которых хранится архивная документация, опечатываются, а доступ в архивы, ограничивается несколькими доверенными лицами или лицом;

-в случае необходимости извлечения того или иного документа, оформляется письменное требование, в котором указывается причина и сроки пользования интересующим документом, как правило – не более, чем до окончания текущего рабочего дня;

-документы с истекшими сроками хранения, передаются в ведомство Архивного фонда РФ.

О составе Архивного фонда РФ

В исполнение требований норм и положений действующего законодательства Архивный фонд РФ разделяется на две независимые части – государственной и негосударственной.

В ведение государственной части фонда, передаются архивные документы, относящиеся к государственным предприятиям и организациям. Негосударственная часть отвечает за приём архивов от частных и юридических лиц, не состоящих с государственной структуре - корпорации, акционерные общества, ассоциации и союзы.

Стоит заметить, что передача архивных документов и истекшим сроком хранения в негосударственную часть, не относится к обязательным процедурам и носит исключительно добровольный характер. А именно, заключается договор на хранение, в соответствии с которым Федеральная архивная служба РФ берёт на себя обязательства по хранению документов негосударственных предприятий.

Сроки хранения архивных документов для негосударственных предприятий

Срок хранения документации негосударственных организаций регламентируется нормами, которые установлены в законодательном порядке.

-Бухгалтерский учёт:

-сводный годовой – 10 лет;

-годовой -10 лет; :

-квартальный – 3года.

-Передаточные, ликвидационные, разделительные балансы – 10 лет;

-Лицевые счета работников и служащих предприятия – 75 лет;

-Регистрационные документы (книги учёта, журналы, книги нарядов и т.д.) – 3 года.

Примечательно, но в то время, когда все документы государственной части архива сохраняются Росархивом, в частности обеспечивается их сохранность и сопровождение, негосударственные архивные документы, сохраняются за счёт их собственника. При этом все его права ограничиваются действующим законодательством, которое запрещает распоряжение собственными документами без разрешения Росархива.

В случае, когда архивные документы хранятся непосредственно на самом предприятии, которое относится к негосударственной собственности, должен быть обеспечен постоянный надзор за архивами. С этой целью, в Росархив предоставляются все необходимые подтверждения, позволяющие осуществлять государственный учёт. В случае ликвидации предприятия, все архивные документы в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в Росархив. Если проводится реорганизация, архивы могут быть переданы новому собственнику, с обязательным подтверждением их местонахождения и хранения.

Соблюдение норм архивного законодательства

Участившие в последнее время случаи нарушения архивного законодательства, повлекли за собой существенное ужесточение требований со стороны контролирующих органов.

Дабы предотвратить бесконтрольное уничтожение, утерю, а также определить порядок хранения архивных документов, в некоторых регионах РФ приняты местные законы, которые определяют порядок регистрации негосударственных организаций. В частности, предлагается включать положение о хранении архивной документации в устав предприятия, до момента постановки его на учёт в государственном реестре. К тем организациям, которые не выполнили требования социальной, налоговой и экономической политики, предписывающей обязательное ведение архивов, применяют воздействие в виде отказа внесения в государственный реестр.

Избавление от архивных документов с истекшим сроком хранения

Не успеваете следить за изменениями Закона? В залах архива нет свободного места? Хотите избавиться от старых бумаг и желаете, чтобы при этом были соблюдены все требования действующего законодательства? Без проблем! Профиль нашей компании – уничтожение и утилизация архивных документов. Посему, мы просто обязаны предложить Вам свои услуги.

Профессиональное уничтожение архивных документов – настоящее искусство. Всего один неверный шаг, маленькое несоответствие или несоблюдение норм, грозят серьёзными санкциями и огромными денежными штрафами. Обращаясь к профессионалам, Вы не действуете по наитию, а следуете букве закона, чётко соблюдая его требования. Только так можно избавить себя от ненужных трат, а порой и заработать. Есть старый архив? Мы готовы купить его, предварительно уничтожив на шредере. По окончании всех работ Вам будут предоставлены все необходимые документы, которые снимут ненужные вопросы со стороны контролирующих органов.