Законное уничтожение документов

Порядок ведения, хранения и уничтожения архивных документов, определяется нормами действующего законодательства. В частности, применяются положения Налогового Кодекса, который регламентирует сроки хранения документальной части, связанной с начислением и уплатой налогов. Помимо этого, должны учитываться требования Росархива и других уполномоченных организаций, занимающихся ведение учёта.

Этапы утилизации архивных документов

Документация, сроки хранения которой истекли, а также документы, не подлежащие обязательному архивированию, должны быть уничтожены в установленном Законом порядке.

Требования к архивным помещениям регламентируются положениями действующего законодательства. В частности, правильно оборудованный архив должен иметь запирающиеся шкафы или ящики, способные обеспечить 100% сохранность документов. Хранение архивной документации «открытым способом» категорически запрещено и влечёт за собой административные взыскания в виде штрафов. Что касается самого хранения:

Утилизация архивов – прерогатива специально созданной комиссии. В её состав входят работники предприятия, так или иначе связанные с документооборотом. В соответствии с законодательством - это руководители структурных подразделений предприятия, его руководитель и представители от архивных организаций. Стоит заметить, что ни один архивный документ, не может быть отправлен на утилизацию, если на то нет разрешения от Росархива.

Исключение – документы, не определённые к обязательному архивированию. Основная задача комиссии состоит в определении документов, которые пойдут на утилизацию. В процессе работы рассматривается важность того или иного документа, в связи с чем представители от Росархива могут вносить предложения о продлении сроков его хранения или передачи в Федеральный архивный фонд. Что до архивов, которые не имеют ценности – их передают на утилизацию в специализированную организацию, например, к нам.

В соответствии с буквой закона

Документы, подлежащие уничтожению, направляются на бумажные фабрики с целью повторного их использования. До этого, проводится предварительное уничтожение бумаги и смешивание её с другими бумажными отходами. Повторное использование архивов категорически запрещено. Всё операции по уничтожению и утилизации обязательно должны быть подтверждены, как того требует Закон. Несоблюдение вышеперечисленных требований влечёт за собой административную ответственность.

Так гласит Закон, и мы готовы выполнить все его требования на высочайшем уровне. В процессе уничтожения архивов, в зависимости от степени их важности, обеспечивается пять различных степеней секретности. А именно:

-первая степень – нарезка сплошными полосками, общей шириной 6мм;

-вторая степень – ширина полоски составляет 3,8-4,0 мм;

-третья степень – продольная и поперечная нарезка на ширину 3,0 мм и длину от 4-х до 30 мм;

-четвёртая степень – фрагментарная нарезка на куски 2,0?12мм;

-пятая степень – кусочки бумаги 0,75?12мм.

Степень измельчения бумаги определяет Заказчик, мы лишь выполняем его требования. При этом мы можем гарантировать, что после смешивания полученной «нарезки» с другими отходами, повторное использование, а тем более извлечение полезной информации из архивов невозможно.

По окончании выполнения работ, Заказчик получает акт приёма-передачи архивных документов, что даёт ему законные основания для оформления отчётности в органы надзора. В этом случае, вопрос с ответственностью за незаконное уничтожение архивных документов снимается полностью, равно как и претензии представителей архивных организаций.